Pierwszy raz o „czerwonej teczce” pomyślałem przy okazji jednej z firm. Duża awaria, padło wszystko, także dostęp do chmury. A ludzie nie wiedzieli, gdzie dzwonić, co zrobić, jak odtworzyć dane.
Wróciłem wtedy do domu, usiadłem i pomyślałem: a gdyby coś stało się ze mną albo z moim laptopem, kto w ogóle wiedziałby, jak się dostać do konta bankowego? Gdzie mam umowy? Co z dzieciakami? Jak uruchomić backupy?
Właśnie z tego powodu mam w domu swoją wersję czerwonej teczki. I każdemu to polecam, bez względu na to, czy jesteś samotnym freelancerem czy matką dwójki dzieci.
Po co mi czerwona teczka?
Zacznijmy od początku. Co to w ogóle jest ta cała „czerwona teczka”? Pomyśl o tym, jak o apteczce, tylko że nie na skaleczenia, a na cyfrowe kryzysy. Bo co zrobisz, jak ci nagle ukradną telefon i laptopa? Albo jak zablokujesz sobie konto Google? Wtedy nagle okazuje się, że bez dostępu do komputera czy smartfona jesteś totalnie bezradny. I najbardziej skrajny przypadek – Twoja śmierć. Warto zostawić rodzinie jasne instrukcje postępowania, dostęp do podstawowych rzeczy.
Ta teczka ma być w miejscu, do którego masz szybki i łatwy dostęp, bo w przypadku kryzysu każda sekunda się liczy. W takich sytuacjach każda minuta szukania informacji, loginów, numerów kont, numerów polis ubezpieczeniowych czy kluczy bezpieczeństwa to dodatkowy, niepotrzebny stres.
Jak wygląda taka teczka?
U mnie to zwykła teczka A4. Czerwona, ale kolor to drugorzędna sprawa. W środku są foliowe koszulki z kategoriami. Teczka znajduje się w miejscu, o którym wiedzą tylko zaufane osoby.
Co powinno się w niej znaleźć?
Zanim przejdziesz dalej: nie chodzi o to, żeby trzymać tam wszystkie dane świata. Chodzi o minimum, które pozwala zadziałać, kiedy jesteś offline lub niezdolny do działania.
1. Dane osobiste i podstawowe kontakty
- Kopia dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy (twoje i najbliższych domowników)
- Informacje o prowadzonych działalnościach, spółkach
- Numery wszelkich polis ubezpieczeniowych na życie
- Kontakty do bliskich, sąsiadów
- Lista kontaktów awaryjnych: opiekunowie dzieci, prawnik, osoba zaufana
2. Finanse i konta bankowe
- Lista banków, w których posiadasz rachunki, kredyty, wraz z typami kont (np. osobiste, firmowe, lokaty, konta wspólne)
- Dane do logowania (login), bez haseł
- Sposób autoryzacji (SMS, aplikacja, token?)
- Informacje o inwestycjach (kryptowaluty, metale szlachetne, akcje itp.)
3. Hasła, klucze, dostępy cyfrowe
- Nazwa menedżera haseł (KeePass, Bitwarden, itp.)
- Hasło główne lub dostęp do koperty z hasłem
- Lokalizacja tokenów 2FA, kluczy U2F (YubiKey, itp.)
- Instrukcja logowania do głównych kont: e-mail, Google, Apple, Microsoft, bo te często służą do odzyskiwania dostępu
4. Medycyna i zdrowie
- Lista leków, które przyjmujesz na stałe, bez których Twoje życie może być zagrożone
- Choroby przewlekłe, alergie, uczulenia, informacja o grupie krwi
- Nazwa i numer do lekarza rodzinnego i specjalistów
- Karta dawców (jeśli masz), dyspozycje co do leczenia, zgoda na kontakt w razie wypadku
- Polisa zdrowotna – kopia + numer kontaktowy do ubezpieczyciela
5. Mieszkanie, media, ruchomości
- Numery umów na prąd, gaz, wodę, internet, telefon
- Informacja o lokalizacji głównych zaworów, bezpieczników, liczników
- Polisy ubezpieczeniowe nieruchomości, numery ksiąg wieczystych
- Akty własności nieruchomości
- Informacje o posiadanych samochodach czy innych wartościowych rzeczach
6. Sprawy prawne i rodzinne
- Testament
- Kopie rodzinnych aktów urodzenia, ślubu, rozwodu, zgonu
- Informacje o opiekunie prawnym dzieci w razie śmierci
- Twoja dyspozycja w sprawie pogrzebu, pochówku, itd.
- List własnymi słowami do bliskich – nieobowiązkowy, ale często bezcenny
7. Rzeczy cyfrowe i inne
- Opis backupu, gdzie go trzymasz, co zawiera
- Licencje, klucze do programów, subskrypcji
- Notatka „gdzie co trzymam” – struktura folderów, ważne katalogi
Dodatkowe wyposażenie na sytuacje awaryjne
Pomyślałem jeszcze o rzeczach mniej typowych dla czerwonej teczki ale jeśli interesowałeś się trochę peppersami i zarządzaniem awaryjnym to być może spotkałeś się podobnymi punktami. Warto rozważyć również poniższe punkty:
- Mała latarka
- Radio na baterie
- Zapasowe baterie
- Multitool
- Naładowany powerbank
- Gotówka
- Zapasowe paliwo do samochodu
- Zapas jedzenia i picia dla rodziny na 10 dni
- Apteczka pierwszej pomocy
- Środki higieniczne (chusteczki, mydło w listkach, ręcznik szybkoschnący)
Czy trzeba to wszystko wydrukować?
Nie wszystko. Ale podstawy muszą być fizycznie dostępne. Możesz trzymać część danych na pendrivie, część w chmurze, ale ktoś musi wiedzieć, jak się do tego dostać. I najlepiej, żeby wiedział to przed faktem, a nie po twoim zniknięciu.
Dobrą praktyką jest dołączenie pendrive’a z zaszyfrowanym archiwum. Hasło można trzymać w osobnej kopercie, podpisanej i zalakowanej, z instrukcją „otworzyć tylko w razie awarii / śmierci”.
Nie musisz od razu robić wszystkiego. Zacznij od kartki z kontaktami i hasłem do laptopa. Potem dołóż kolejne rzeczy. Zrób przekładki. Ustal, gdzie to trzymasz. Upewnij się, że ktoś z bliskich wie, co to jest i po co.
Nie zrobisz tego dla siebie. Zrobisz to dla tych, którzy zostaną.
Chciałbyś pobrać kompletną listę, z informacją co powinno znajdować się w czerwonej teczce?
Przygotowałem dla Ciebie taki dokument. Możesz go pobrać tutaj
